Commencer par les usages
Listez les documents réellement produits et recherchés : offres, contrats, factures, dossiers clients, ressources humaines, procédures. Construisez ensuite l’arborescence autour du travail, pas autour d’un organigramme théorique.
Limiter les niveaux et nommer clairement
Trois ou quatre niveaux suffisent souvent. Utilisez des noms explicites, des dates au format année-mois-jour quand elles sont utiles et une convention commune pour les versions. Évitez les dossiers « Divers » qui deviennent des archives incontrôlables.
Définir une source de référence
Chaque document doit avoir un emplacement principal. Les pièces jointes de messagerie, les bureaux personnels et les copies locales ne doivent pas devenir des sources concurrentes. OneDrive ou SharePoint peuvent fournir un espace partagé, à condition d’établir les règles.
Prévoir les archives et les droits
Séparez les dossiers actifs des archives, fixez une revue périodique et limitez l’accès aux informations sensibles. Une organisation documentaire protège autant la confidentialité qu’elle améliore la productivité.